Roles
Pour les documents clients et donnees de participants, le client professionnel agit generalement comme responsable de traitement. Certify Express agit comme sous-traitant technique lorsqu'il heberge, genere, conserve ou transmet ces donnees pour le compte du client. Pour les comptes, demandes d'acces, securite, support, paiement, analytics et prospection, Certify Express agit comme responsable de traitement.
Information responsable de traitement en pre-lancement
Le responsable de traitement commercial definitif est en cours de constitution. Apres creation de la societe estonienne, cette page sera mise a jour avec son nom legal, adresse, numero d'immatriculation, TVA le cas echeant, contact officiel et, si necessaire, contact ou representant RGPD.
Donnees traitees
- donnees de compte : email, identifiant, organisation, role, invitations d'equipe et journaux d'acces ;
- donnees de participants : nom, prenom, email, organisme, employeur si renseigne ;
- donnees de document : titre, date, duree, categorie, modele, couleurs, logo, signature visuelle et fichiers generes ;
- donnees de preuve : presence, score, reponses de quiz, realisation, references privees de justificatifs, fichiers ajoutes et trace d'emargement simple si utilise ;
- donnees de registre : identifiant du document, statut, emission, expiration, revocation, remplacement et lien de verification ;
- donnees de paiement : references de commande, droits, renouvellement, annulation et remboursement selon le prestataire retenu ;
- donnees de support, securite, incidents, analytics et prospection selon les services actives.
Finalites et bases legales
Les donnees sont traitees pour creer et gerer les comptes professionnels, fournir le Studio, generer les PDF et badges, conserver brouillons et registres, fournir des liens de verification, assurer le support, securiser le service, prevenir les abus, gerer les paiements et respecter les obligations legales. Les bases legales peuvent inclure l'execution du contrat, les mesures precontractuelles, les obligations legales, l'interet legitime et, pour certains traceurs ou campagnes, le consentement lorsqu'il est requis.
Approche accord de sous-traitance
Pour les clients B2B payants, Certify Express prevoit de fournir les informations attendues d'un sous-traitant : objet, duree, nature et finalite du traitement, categories de donnees, categories de personnes concernees, confidentialite, securite, sous-traitants ulterieurs, assistance pour les droits, suppression ou restitution des donnees et gestion des incidents.
Durees de conservation proposees au lancement
- compte client actif : pendant la relation contractuelle ;
- donnees de compte apres fermeture : jusqu'a 12 mois sauf obligation plus longue ;
- documents emis, registres et preuves : 36 mois par defaut, sauf suppression anticipee ou reglage plus court ;
- brouillons non emis : 12 mois apres derniere modification ;
- liens d'acces beneficiaire : 30 jours par defaut ;
- logs de securite et incidents : 6 a 12 mois ;
- demandes support : 24 mois apres cloture ;
- prospects B2B : 3 ans apres le dernier contact actif ou jusqu'a opposition ;
- sauvegardes : retention courte documentee, par exemple 30 a 90 jours.
Sous-traitants pressentis et transferts
Les prestataires pressentis incluent Cloudflare, Resend si l'email est active, un prestataire de paiement ou Merchant of Record a choisir, un outil analytics a choisir, ainsi que des prestataires comptables ou de domiciliation estoniens. Le service peut concerner des clients en France, dans l'UE, en Asie du Sud-Est et a Hong Kong. Les regions de traitement, garanties de transfert et contrats prestataires devront etre confirmes avant ouverture commerciale.
Securite et acces
Les espaces clients sont prives. Les jetons d'acces sont temporaires lorsque c'est possible, les jetons sensibles ne sont pas conserves en clair, et l'acces doit rester limite aux besoins d'exploitation, support, securite et obligations legales. Le caractere prive d'un espace client ne supprime pas les obligations RGPD.
Gestion des incidents
En cas d'incident de securite affectant des donnees personnelles, Certify Express evaluera la nature de l'incident, les donnees concernees, le risque probable, les mesures de confinement et les obligations de notification. Lorsque Certify Express agit comme sous-traitant, le client responsable de traitement sera assiste.
Mineurs et donnees sensibles
Le service vise un usage B2B et non les mineurs. Les clients ne doivent pas importer volontairement de donnees de mineurs ou de categories particulieres de donnees personnelles, sauf cadre ecrit specifique et base juridique adaptee.
Droits des personnes
Les personnes concernees peuvent demander l'acces, la rectification, l'effacement, la limitation, l'opposition ou la portabilite de leurs donnees selon le cadre applicable. Lorsqu'une demande concerne un document emis par un client, Certify Express pourra renvoyer vers le client emetteur ou l'assister en tant que sous-traitant.
Prospection commerciale
Toute prospection B2B, y compris assistee par IA, devra rester documentee, limitee, pertinente, transparente et permettre une opposition simple. Aucune campagne importante ne doit commencer avant fixation de la source des contacts, du message, du processus d'opposition et du registre de suivi.
Version de pre-lancement mise a jour le 23 septembre 2026. Ces textes sont des documents de travail et devront etre relus puis completes avant toute ouverture commerciale definitive.